Consulaire inschrijving

Hoe schrijf ik me in: korte samenvatting

Er zijn drie mogelijkheden om zich in te schrijven. Het kan:

online via eConsul;
persoonlijk op de Ambassade na vastleggen van een afspraak in e-Appointment;
via e-mail naar tokyo.consular@diplobel.fed.be;
- Let op, max 8MB aan bijlagen per mail, met de documenten in pdf-formaat, en niet via een filesharing service zoals WeTransfer, Google Docs, Onedrive, ...

Documenten

Om zich in te kunnen schrijven in de consulaire registers, moet u per gezinslid de volgende documenten voorbereiden.

Overzicht van documenten nodig voor inschrijving
Document	Waarvoor?
Een e-Appointment	Enkel voor inschrijving op de Ambassade
Het inschrijvingsformulier voor meerderjarigen (PDF, 161.7 KB)	Enkel voor inschrijving per email of op de Ambassade Volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend
Het inschrijvingsformulier voor minderjarigen (minder dan 18 jaar) (PDF, 189.61 KB)	Enkel voor inschrijving per email of op de Ambassade Volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend door de ouders
Het bewijs van schrapping uit de gemeente “Model 8”	Enkel voor inschrijving per email of op de Ambassade Deed u dit niet bij uw vertrek en u bent reeds in het buitenland, dan kunt u uw schrapping per brief aanvragen bij de gemeente. Indien u vanuit een ander land komt en daar reeds ingeschreven was in de consulaire registers hebben wij het “model 8” niet nodig.
Fotokopie van de Belgische identiteitskaart	Recto verso
Fotokopie van het paspoort	Fotokopie van de pagina met paspoortnummer, foto en eventueel het visum
Fotokopie van uw Japanse resident kaart	Recto verso Voor Japanse bipatride: Een Japanse juminhyo in plaars van de resident card
Fotokopie van uw geboorte-akte	Indien u erover beschikt
Fotokopie van uw ‘business’ kaart	Indien u werkt Recto verso
Het inschrijvingsformulier voor de federale verkiezingen (DOCX, 44.69 KB)	Enkel voor inschrijving per email of op de Ambassade Niet van toepassing voor statuut van niet-ingeschrevene Eventueel het volmachtformulier (DOCX, 36.48 KB)
Een origineel afschrift van de geboorteakte, en desgevallend eveneens van de erkenningsakte	Enkel voor de inschrijving van een pasgeboren kind of een persoon die nooit eerder ingeschreven was in een Belgische gemeente of in een Consulaat Beide aktes moeten duidelijk de naam van beide ouders vermelden. Deze akten moeten naar behoren gelegaliseerd en vertaald zijn naar een van onze landstalen, en mogen niet ouder zijn dan 6 maanden. Voor vragen betreffende deze documenten, gelieve de Ambassade schriftelijk te contacteren.

De inschrijvingsprocedure is gratis.

Opgelet

Als u gedurende een langere periode noch in België, noch in een consulair register ingeschreven was, moet eerst nagegaan worden of u de Belgische nationaliteit niet verloren hebt. Gelieve er begrip voor te hebben dat een dergelijk onderzoek tot vertraging bij uw inschrijvings-, identiteitskaart- of paspoortaanvraag kan leiden. Dat geldt evenzeer voor kinderen, pasgeboren of ouder, die nooit eerder ingeschreven waren.

Wat is het nut van uw inschrijving?

De inschrijving in de consulaire registers is niet verplicht maar ten zeerste aan te raden. Pas dan kunt u immers als Belg rekenen op een maximale administratieve bijstand door de Ambassade in Tokio. De inschrijving is gratis.

Eens ingeschreven bij de Ambassade in Tokio kunt u er terecht voor de afgifte van een elektronische identiteitskaart, het opmaken van een paspoort of diverse attesten, voor vragen over burgerlijke stand en nationaliteit en voor andere administratieve aangelegenheden waarvoor de consulaire diensten bevoegd zijn. Als Belg ingeschreven in het buitenland moet u aan de Belgisch federale verkiezingen deelnemen. In uitzonderlijke omstandigheden kan de Ambassade ook beperkte hulp in geval van nood aanbieden.

Om u een doeltreffende administratieve bijstand te bieden is de voorwaarde wel dat u ons veranderingen in uw persoonlijke toestand schriftelijk meedeelt zodat de gegevens in uw administratief dossier steeds actueel zijn. Veranderingen en aanvullingen dienen steeds te worden bewezen aan de hand van de nodige documenten.

De consulaire registers zijn gelinkt aan het rijksregister in België. De toegang tot beide registers is vertrouwelijk en u hebt recht op inzage.

Statuut "ingeschrevene"

Registratie met het statuut van "ingeschrevene" is enkel mogelijk indien u uitgeschreven bent uit de bevolkingsregister van uw gemeente in België.

Iedere Belg die ingeschreven is in de bevolkingsregisters van een Belgische gemeente en zijn gewone verblijfplaats voor langere duur overbrengt naar het buitenland, moet ten laatste de dag vóór het vertrek hiervan aangifte doen bij de gemeente van hun woonplaats en moet zich bij zijn Belgische gemeente laten uitschrijven. Gelieve contact op te nemen met de dienst Bevolking van uw gemeente en het toekomstig adres mee te delen (of als dit nog niet gekend is, het land waar u zich gaat vestigen). U krijgt dan een bewijs van schrapping uit de bevolkingsregisters; “model 8”. U dient daarna de Ambassade zo snel mogelijk schriftelijk of persoonlijk (met afspraak) te contacteren.

Hoe inschrijven?

U kunt zich op de volgende manieren inschrijven:

online via eConsul
persoonlijk op de Ambassade na vastleggen van een afspraak in e-Appointment
via e-mail naar tokyo.consular@diplobel.fed.be
- Let op, max 8MB aan bijlagen per mail, met de documenten in pdf-formaat, en niet via een filesharing service zoals WeTransfer, Google Docs, Onedrive, ...

Om zich in te kunnen schrijven in de consulaire registers, moet u de bovenstaande documenten voorbereiden.

Statuut "niet-ingeschrevene"

Het is mogelijk dat u wenst om u niet uit te schrijven uit de bevolkingsregisters van uw gemeente in België. In dat geval is uw “niet-inschrijving” in de consulaire registers is ten zeerste aan te raden. Deze inschrijving is bovendien gratis. Het laat ons toe u een doeltreffende administratieve bijstand te bieden. Voorwaarde is wel dat u ons veranderingen in uw persoonlijke toestand schriftelijk meedeelt zodat de gegevens in uw administratief dossier steeds actueel zijn. Veranderingen en aanvullingen dienen steeds te worden bewezen aan de hand van de nodige documenten.

Het statuut van “niet-ingeschrevene” (met adres in het consulair ressort en in België) is voor Belgen die nog wensen ingeschreven te blijven in het bevolkingsregister van een Belgische gemeente. Als "niet-ingeschrevene" krijgt u van de Ambassade enkel informatie, eventuele uitnodigingen voor recepties, hulp in geval van nood, maar geen consulaire attesten, noch een biometrisch paspoort of ID-kaart.

Hoe inschrijven met het statuut van niet-ingeschrevene?

U kunt zich op de volgende manieren inschrijven:

persoonlijk op de Ambassade na vastleggen van een afspraak in e-Appointment
via e-mail naar tokyo.consular@diplobel.fed.be
- Let op, max 8MB aan bijlagen per mail, met de documenten in pdf-formaat, en niet via een filesharing service zoals WeTransfer, Google Docs, Onedrive, ...

Om zich in te kunnen registreren als "niet-ingeschrevene", moet u de bovenstaande documenten voorbereiden.

Statuut "tijdelijke afwezigheid"

Bepaalde categorieën van personen moeten of kunnen in België ingeschreven blijven, zelfs als ze langdurig in het buitenland verblijven. Het betreft de “tijdelijk afwezigen”. Dat zijn hoofdzakelijk studenten die bij hun ouders gedomicilieerd blijven, sommige overheidsmedewerkers, militairen, internationale ambtenaren, enz… Voor meer inlichtingen kunt u terecht bij de gemeente. U kunt zich desgevallend niet inschrijven in de consulaire registers. Toch is het nuttig de Ambassade in Tokio nuttige informatie over uw aanwezigheid te bezorgen (voorziene verblijfsduur, contactgegevens in Japan en in België, kopie paspoort).

Schrapping uit de consulaire registers

Als u definitief terugkeert naar België of naar een ander land verhuist, dan dient u uw vertrek vooraf schriftelijk te melden bij de Ambassade in Tokio. Voor Belgen die ingeschreven zijn (excl. “niet-ingeschrevenen”), kan op aanvraag desgewenst een attest (mits betaling) afgegeven worden betreffende uw inschrijving in diens consulaire registers met vermelding van datum van vertrek.

Terugkeer naar België:

Wanneer u naar België terugkeert en u zich inschrijft in de bevolkingsregisters van de gemeente - deze inschrijving is verplicht - wordt u automatisch geschrapt uit onze consulaire registers. U vindt ook nuttige informatie over terugkeer naar België op de federale portaalsite

Verhuis naar een ander land:

Indien u zich inschrijft in een diplomatieke of consulaire post in een ander land, worden de consulaire registers eveneens automatisch aangepast. Inschrijving in de consulaire registers van de Belgische ambassade van uw nieuwe land van verblijf is niet verplicht, maar wel ten zeerste aanbevolen.

Zie ook "Welke procedures moet ik volgen als ik uit Japan vertrek?" in de Veelgestelde vragen