Embassy and Consulates of Belgium in Japan
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Visa for Belgium

SCHENGEN C-VISA (MAXIMUM STAY 3 MONTHS) APPLICATION INSTRUCTIONS

必ず予約が必要です。

ビザ申請書作成システムVOW(Visa on Web)および予約システムe-appointmentのご利用がありませんと、予約ができませんので、このご案内の下方をよくお読みください。

No application will be accepted without VOW(visa on web) + e-appointment. Please read the guidance below

 

VISA ON WEB + e-APPOINTMENT (click here)

VISAのお問合せをいただきまして有難うございました。また、日本語ではありませんが次のサイトからもお役に立つ情報を引き出す事が出来ますのでご参考ください。

https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/EN/Pages/home.aspx

 

Thank you for inquiring about visa regulations.  You will find useful/further information on https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/EN/Pages/home.aspx

 

Please apply at the Embassy at the following opening hours:

*申請時間  ベルギーと日本の祝祭日を除く月曜日-木曜日     午前9:30-12:00  

 Monday-Thursday   9:30-12:00 a.m. Except of Belgian and Japanese holidays

How to access: check map on

大使館周辺地図は下記を開いてください。

http://japan.diplomatie.belgium.be/sites/default/files/content/access_plan.pdf

 

上記の書類をそろえ出来るだけ早く申請してください。数週間かそれ以上かかる事もあります。 Complete documents should be presented as early as possible. It may take several weeks or more to process.  必ずご本人が申請してください. Personal presence is required

 

It will help your application if you could bring in all documents in English.  Please try to bring all documents in English:

必要書類(英文で)

  1. 申請書 1部: 1 visa application forms(VOWにて作成to be created by VOW)
  2. カラ-写真2枚(白黒不可。紙サイズ4.5×3.5cm, 頭頂からあご先まで2.5から3.5cm。背景は無地 白、ライトグレ-、ライトイエロ-、ライトブル-のものに限る。影やグラデ-ションの入っている背景は不可。1枚は申請書に貼ってから提出して下さい)

2 recent passport photographs in colour of excellent quality.   The photo should measure 35 x 45 mm.   The length of the face (hair included) should not be

smaller than 25 mm or longer than 35 mm.  The background should be one light uniform colour (white, light grey, light yellow or light blue).  A photo with shadows or colour changes is not acceptable. 

  1. パスポ-ト(シェンゲン協定国出国時、数次ビザの場合は最後の出国時に

に最低三ヶ月以上有効なもの。またパスポートの空白ページは連続して   3ページ必要で10年以内に発行されたもの) : Passport(valid for at least 3 months from the date of  leaving the Schengen States, or, in the case of multiple journeys, the date on which you intend to leave it for the last time. This document must also contain at least 3 blank pages and have been issued less than 10 years ago)

  1. パスポ-トのデ-タ面のペ-ジのコピ-1部(シェンゲン協定国

入国時に最低三ヶ月+滞在日数以上有効なもの): 1 photocopies of data page of the passport (should be valid at least 3 months more than duration of stay in Schengen States )

  1. 日本の在留カード+表裏コピ-1部(ベルギ-入国時に最低三ヶ月+滞在日数以上有効なもの) : Residence card in Japan (should be valid at least 3 month more than duration of stay in Schengen States) original +1 photocopies of front and back pages
  2. 航空券の予約確認書: オリジナル1部+コピー1部Reservation of  air ticket + 1photocopy
  3. 英文旅行日程表: Travel schedule(itinerary)in English
  4. 在職証明書および休暇許可書。学生の場合は在学証明書および授業のある期間の旅行の場合はその間の欠席許可書 オリジナル1部+コピー1部 : Certificate of employment + Leave/vaction permit. In case of student, enrolment certificate + absence permit( if the trip is not during school holiday) 
  5. 最近3ヶ月の給与明細書および預金通帳 働いていない場合、主婦/夫の方は配偶者の最近3ヶ月の給与明細書および預金通帳、18歳以上の学生の場合は預金通帳、18歳未満の場合は両親いずれかの最近3ヶ月の給与明細書および預金通帳の表紙及び最近3ヶ月分の入出金ペ-ジ(ウェブ通帳をプリントアウトしたものでも可)、オリジナル及びコピ-1部: Salary slips covering the last 3 months and  Bank book (cover + banking records of last 3 months)  + 1photocopy (If the applicant is not working, documents mentioned above of spouse or one of the parents. In case of student, bank book   + 1photocopy of cover +  pages of banking records of last 3 months)
  6. 全行程のホテルの予約確認書: Hotel reservation for the whole trip
  7. シェンゲン協定国の後で入る国のビザ コピ-1部: Visas from the countries where you will visit after you leave Schengen States+ 1photocopy
  8. 出張の場合、訪問先からの招聘状+コピ-1部(日付、期間、滞在目的が明記されたもの:

In case of business trip; Invitation letter from the company,  organization you are going to visit indicating the purpose, date and duration of your journey + 1photocopy 

  1. 家族訪問の場合、ベルギーの家族から日付、期間、滞在目的が明記された招待状、+コピー1部、および申請者との家族関係を証明する書類+ コピー1部

In case of family visit;  The documents indicating the purpose of your journey (e.g. a letter of invitation stating the date, duration and purpose of your stay + proof of a family tie to the host + 1 photocopy.

  1. 家族以外の個人訪問の場合 日付、期間、滞在目的および、申請者との関係がが明記された招待状+コピー1部

In case of visiting an individual(not family);  The documents indicating the purpose of your journey (e.g. a letter of invitation stating the date, duration and purpose of your stay + information about your relationship with the person inviting you, etc.) + 1 photocopy.

  1. 18歳以下の申請者が両親また法的保護が同行しない場合は両親または法的保護者からの英文許可書または/および親権を証明する書類(英文に翻訳したもの)+コピー1部

If you are a minor travelling without your parents or without your legal guardian, parental authorization or the authorization of your guardian will be required+1 photocopy.

  1. 会社からの費用などに関する保証状+コピ-1部: Guarantee letter from the company or organization who pays the travel expense + 1photocopy
  2. visa料金 8.100JPY【換算率により変る事があります】

Visa fee : 8.100 JPY (fee may fluctuate according to exchange rate). 

  1. 海外旅行保険証券+コピ-1部(シェンゲン協定国において医療保険最低3万ユ-ロをカバーするもの)1photocopies of  travel insurance( must cover at least 30.000Euro for medical expense for Schengen Area)
  2. 回答言語希望シート(添付ファイルに書式あり。ベルギーでの活動拠点や滞在場所の言語圏に合わせるのが後々便利です)Visa language choice sheet(see attached file)

 

*. ベルギーの家族、親戚、知人等を訪ね、滞在費も提供される場合、ベルギ-現地の区役所にて受け入れ先の保証人となる方の署名証明付き保証書の作成を行ってもらうことが必要です。ホテルの予約確認書の替わりに、保証書原本とコピ-2部、保証人のIDカ-ドの裏表コピ-2部、保証人の財政能力を証明する書類(最近3ヶ月の給料明細、又は収入を証明する書類、及び預金残高証明書等)オリジナル1部+コピ-1部、保証人の家族構成証明原本1部コピ-1部を揃えて申請時にお持ちください。保証人になるためには収入の条件があります。それについては下記のベルギー入国管理事務所のウェブページをお読みください。

フランス語ページ

https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Actualites/Pages/Engagementdepriseencharge_annexe3bis.aspx

オランダ語ページ

https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Tenlasteneming%20-%20Bijlage%203bis.aspx

 

If you are invited by your host person in Belgium, he/she needs to fill out the guaranty form with his/her legalization of signature at commune office (municipality).  Instead of hotel reservation, please bring 2 copies of guarantor’s ID card(front and back) + the original guaranty form + 2 copies,  2 copies of document which certifies the income of host person( salary or income slip of recent 3 months, certificate of bank deposit) + proof of guarantor’s family composition + 1 copies. There is certain conditions to be a guarantor, Please read the following webpage of Belgian Immigration Office.

In French

https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Actualites/Pages/Engagementdepriseencharge_annexe3bis.aspx

In Dutch

https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Tenlasteneming%20-%20Bijlage%203bis.aspx

 

指紋認証システム開始となっておりますのでご協力お願い申し上げます。(12歳未満のお子様は免除)

Your finger prints will be taken at the visa counter.(child younger than 12 years old is exempted) Thank you for your cooperation.

申請は東京のベルギー大使館のみで受け付けています。Visa application in Japan is accepted only at the Embassy of Belgium in Tokyo.

申請後領事が書類を精査し、必要な場合は再度大使館へお越しいただく場合もありますのでご承知おきください。After the application, depending of case, you may be requested to have the second visit for the interview more in detail.

 

審査期間(ビザ申請から発給可否決定までの期間)は申請されるビザのタイプによって異なります。この期間に郵送によるパスポート返送期間は含まれません。

 

ビザ申請は少なくとも出国予定日の1ヶ月前までに行うことを強く推奨いたします。ビザ申請はベルギー/シェンゲン協定国入国日の3カ月前から可能です。

 

シェンゲンビザを申請するためにはベルギーが主な目的地でなければなりません。他のシェンゲン協定国も訪問予定の場合、もし、他のシェンゲン協定国での滞在の方が長い、またはベルギーが主な目的地で無いのであれば、主な目的地のシェンゲン協定国の大使館でのビザ申請となります。(たとえば、観光でベルギー滞在5日、その後ドイツで会議のため出張3日、といった場合はドイツ大使館での申請となります)

 

ビザセクションからの指定がない限り、コピーはA4サイズに限ります。

 

審査は提出された書類を元に行われます。窓口では提出された書類を受け取るのみです。ビザセクションは不足書類を指摘する義務を課されていません。申請者によって提出されなかった証明書等は、提出できなかったか提出する意思がないものと解釈します。

 

書類に不備がある場合、ビザが却下される場合があります。しかしながら、すべての書類が揃っていても自動的にビザが発給されるとは限りません。

 

領事部ビザセクションにおいて必要と認められた場合には、後日面接の呼び出しがあったり、追加書類の提出を求められることがあります。

 

It is strongly suggested to lodge your application at least 1 month before your departure. Your visa application can be lodged up to three months before your entry to Schengen States

 

In order to apply for a Schengen at the Belgian Embassy, Belgium has to be your main destination during your intended stay in the Schengen area. If you are staying longer in any other Schengen country or if the purpose of your stay in Belgium is not the main reason for your stay in the Schengen area, your application has to be made at the Embassy of the country of your main destination (for instance : tourism in Belgium for 5 days, then business meetings in Germany for 3 days => the application has to be made at the German Embassy).

 

All copies must be A4 size. Unless otherwise indicated, documents sent by fax or email are not accepted.

 

The final decision to issue your visa will be based on the supporting documents you’ve presented. The Visa Section has no obligation to ask for missing documents. If a document is missing, it will be considered that you are unable to provide it, or you don’t wish to provide it.

 

An incomplete application file can result in a visa refusal. However, a complete file does not guarantee the issuance of a visa.

 

The Visa Section reserves right to request additional documents to the list of documents, or invite the applicant to an interview, depending on the situation.

 

お問い合わせ

 

  • 電話によるお問い合わせは受け付けません。
  • お問い合わせはメール(Tokyo.Consular@diplobel.fed.be)にお送りください。
  • お問い合わせ件数が極めて多く、業務に支障が出ている状況です。返信には時間がかかることをあらかじめご了承ください。なお、返信はメール・電話いずれかの方法で行っています。
  •  

あわせて以下の点にもご留意ください。

 

  • 質問の内容はビザに関するものに限ります。
  • ベルギーまたはシェンゲン協定国渡航後の手続きに関する質問にはお答えしません。
  • 最初に送信されたメッセージのみ返信を送付することになります。最初のメッセージへの返信として新たなお問合せ事項を送信された場合、当館からその内容に関する返信はいたしません。 また、当館からの返信は、お問合せ事項に記載されている情報に基づいた上での返信となります。
  • ビザセクションが連絡を取るのは申請者のみです。
  • 必要書類の取得方法、代替書類に関する質問にはお答えいたしません。
  • ビザ申請前に必要書類の形態に関する質問にはお答えいたしません。書類の確認は申請時に窓口で行います。
  • 複数の質問をいただいてもすべての質問にお答えできるとは限りません。

 

Inquiries

  • There is no hotline at the Visa Office. For any inquiry, please check this guidance. If you have a specific question, you may send it to (Tokyo.Consular@diplobel.fed.be) with your contact telephone number. Please note that we are not able to reply questions for which the answers can be found on our guidance, as our priority in placed on receiving and processing visa applications.
  • Please refrain from sending your request several times.

Please note that :

  • Inquiries should only be about visas enquiries to Belgium or the Schengen area.  
  • Only the first email will receive an answer. If you send other questions after the reply to the first email, you will receive no answer. The answer is based only on the information given in the question. 
  • We do not reply to questions about formalities after arrival in Belgium or questions about documents requested for a visa application (the list of the necessary documents is on this guidance) 
  • We do not check documents by email. The checks are made at the counter only, when filing the application. 

VOW (Visa on Web) 電子版ビザ申請書作成および予約システムのご案内のご案内

ご申請者様/ご担当者様、

 

当大使館ビザデスクに於いては、より効率的なビザ申請/発行を目指し、かねてから導入を計画をしておりましたウェブ上のビザ申請書作成システムVOW (Visa on Web)および、ウェブ上の予約システム e-appointmentが運用開始の運びとなりました。

 

ビザ申請書をウェブ上で作成し、予約をしてください。そして、作成した申請書をプリントアウトし、署名欄に自筆で署名し、そのほかの書類とともに大使館へご持参いただくことになります。

 

今後はVOW上でのビザ申請書の作成、およびVOW上での予約がないと申請の受付は一切できなくなりますのでご注意ください。

 

早速下記の手順に従ってビザ申請書を記入/作成、予約をしてください。

なお、このシステムには日本語版や日本語でのご案内はありません。フランス語、オランダ語あるいは英語が選択できますので、これらいずれかの言語でのガイダンスに従ってお進みください。

 

下記のご説明以外の書き込み方法や使用方法に関してのご質問に対しては、一切お返事できません。お電話、メール、ファックス、ご来館などあらゆるお問い合わせは固くお断りいたしますので、なにとぞよろしくご協力お願い申し上げます。

 

Step 1 – ウェブ上でビザ申請書を作成する

 

※印のある項目は記入必須。全ての必須項目を正しく記入。« save » をクリックすることにより、記入途中でも保存出来、後に再開可能です。訂正もできます。ご家族の場合も一人ずつ作成、提出が必要です。

  • ビザ申請書の記入が終わりましたら、« submit your application ». をクリックしてください。

Step 2 – 予約をする

  • 画面右下の« Make Appointment »をクリックし、東京のベルギー大使館でビザ申請書類を提出に来館する希望の日にちと時間を入力し予約をしてください。

Step 3 – ビザ申請書を提出する

  • ビザ申請の予約日時に東京のベルギー大使館へご来館ください。前後のご申請者の申請状況により、しばらくお待ちいただくこともありますので、

時間には余裕を持ってお越しください

  • ビザ申請に必要なすべての書類をお持ちください。
  • ビザ申請料金をおつりの無いようにお支払いください。8100円
  • 12歳以上のシェンゲンビザ申請者は指紋採取が必要となります。

その他の注意事項

  • 申請書がVOWで提出されるとPDF形式のビザ申請書が添付された確認メールが最初に登録したメールアドレスに届きます。印刷し、日付を記入し、自筆でパスポートと同じ署名をし、写真を貼り、ビザ申請時にご提出ください。
  • 代理での作成をしていただくことも出来ますが、申請書をプリントアウトした後は申請者自筆でのご署名をお忘れなく。自筆のサインが出来ない小さなお子様は親御さんの代理サインで結構です。
  • ひとつの予約枠には一人しか登録できません。ご家族やグループの場合も必ず一人分ずつVOWでビザ申請書を作成し、一人ずつ予約をしてください。
  • 記入はお間違えの無いようにお願いいたします。特にお名前、生年月日、国籍、パスポート番号、パスポート発行年月日、パスポート失効年月日は、間違いがありますと、そのままビザ面に反映されてしまいますので、ご注意ください。その他の間違いに後で気がついて訂正できない場合は、ビザ申請時に窓口でお申し出くだされば、大使館で訂正可能です。
  • VOW画面上に料金がユーロで示されることがありますが、そこはクリックしようとせず、無視してください。大使館で管理するところです。
  • アカウント作成や登録の際、画面下方にI am not a robot という言葉が出てくることがあります。その場合はクリックします。そのまま続行可能な場合もありますが、いくつかの画像が出てくる場合があります。その際には脇に条件が提示されその言葉に合う画面をすべてクリックしてください。この行為が正解とみなされるとクリアでき、作業を続けることができます。
  • プログラムに問題が生じますので、電話番号入力の際にはハイフン無しでお願いいたします。

よくある間違いに次のような例がありましたので、ご注意ください。

Q. 一人1枠とのことで、家族全員の予約をしようとしましたが、何度やっても出来ません。どうしたらよいでしょうか?

 

A .もしかしたら、VOWでの申請書作成画面の最初のあたりで下記のような項目にチェックしてしまっていませんか?こちらは、チェックしないでください。もししてしまいますと、途中で作業が出来なくなるか、または予約が取れなくなる可能性があります。その場合、チェックを取り消すことが出来なければ、アカウントを作り直して最初から入力し直してください。

 Family member of EU, EEA or CH citizens (spouse, child or dependent ascendant) while exercising his/her right to free movement (only for short stay visa)

 

もし、間違えてしまった場合はVOW上で再度作成することが可能です。どうしても途中でうまくいかない場合は、最初からアカウントを作り直すことも可能です。

また、申請書をプリントアウトした後に誤りに気がついた場合は、少しの誤りであれば、ビザ申請時に窓口にてお申し出ください。

 

VOW画面の各項目の右隣には ?マークがあるものがあります。カーソルを合わせますと、説明が出てきますのでご参照ください。また、

すでにお送りしているビザ申請のご案内パッケージの添付ファイルに日本語で記入説明が記載された申請書がありますので、そちらを見ながら記入していただくと、よりわかりやすいかと存じます。VOW画面の項目番号とすでにご案内しているビザ申請書の項目番号は一致しています。

 

すでに今までの作成方法によりビザ申請書を作成、申請者のご署名もされている場合はその申請書と一緒に、お手数ですがVOWでの申請書も作成し、プリントアウトしてお持ちください。この場合はVOWで作成した申請書に写真と申請者の方のご署名は無くて結構です。

旅行代理店/代理人の方へ、

ひとつアカウントを作成すれば複数のビザ申請書の作成が可能です。その場合アカウント作成時に登録したメールアドレスに結果が送付されます。一社で複数のご担当者のアカウント作成は可能です。ただし、プリントアウトした申請書には今までどおり、申請者の肉筆署名が必要です。すでに今までの作成方法によりビザ申請書を作成、申請者のご署名もされている場合はその申請書と一緒に、お手数ですがVOWでの申請書も作成し、2部プリントアウトしてお持ちください。この場合はVOWで作成した申請書に写真と申請者の方のご署名は無くて結構です。

以上のご説明以外の書き込み方法や使用方法に関してのご質問に対してはメール、ファックス、お電話、ご来館によりましても、お問い合わせには、一切対応できませんので、よろしくご承知おきください。またこのメールへのご返信もご容赦願います。ビザ申請が大変多く、VOW導入により一件でも多く受付を可能にするための措置となりますので、何卒ご協力を賜りますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

             VOW Visa on Web + e-appointment

Dear applicant/agent,

We are pleased to inform you of the release of our new online tool : VISA ON WEB (VOW) including e-appointment

With VOW we aim at providing you with an even more efficient service for processing your visa file and book an appointment.

We wish now to kindly ask you to use VOW to fill in your visa application form which will be included to your visa file.

Kindly note that,  from now on,  we cannot accept any visa application without VOW.

To help you doing this you can find in VOW some blue question mark buttons : simply leave your cursor on it and detailed explanation bubbles will appear on the screen. Furthermore please find below some extra guidance.

Since all needed guidance is provided with these means, kindly note that we will NOT answer inquiries regarding VOW or e-appointment. Therefore refrain from submitting any emails regarding this matter.

We appreciate your kind cooperation

 

Step 1 – Fill-in and print out your electronic application form

  • Create your account on VISA ON WEB : https://visaonweb.diplomatie.be/en/Account/Register
  • Log in and fill in your visa application form : https://visaonweb.diplomatie.be/fr/VisaApplication/CreateNewWithAutoNumber - The mandatory fields are indicated by an asterisk (*). All mandatory fields have to be filled in correctly. You can « save » the application at any time and work on it later by selecting it in the list of your applications. Note that for family members or a group, one application form has to be submitted for each person.
  • When your visa application form is completed, press the button « submit your application ».
  • Once the application is submitted electronically, you receive a confirmation e-mail with the visa application form attached in PDF format. You must now print the form, add the date and sign it. You will add it to your visa application file.
  • Do not use hyphen(-) to input telephone number, which could cause a problem on the program.
  • On the screen of VOW, do not click the following field. If you click on it, it would not be possible to go forward or to make an appointment

Family member of EU, EEA or CH citizens (spouse, child or dependent ascendant) while exercising his/her right to free movement (only for short stay visa)

 

Step 2 – Make an appointment

  • Press the button « make an appointment » and select the date and time you wish to submit your visa application file with the Embassy of Belgium in Tokyo.
  • Per 1 slot, one applicant. If you and your family are applying, you have to create visa application on VOW per 1 person, and make an appointment per 1 person.

Step 3 – Submit your application

  • On the day of your appointment, come to the Embassy of Belgium in Tokyo
  • Bring along your visa application file enclosing all requested supporting documents
  • There, you will be asked to pay the visa fee 
  • For short stay visa (Schengen visa) applicants : your biometric data (fingerprints and « live » photo, exempted for applicants under 12 years old) will be captured at the counter.