Etat civil

• Généralités
• Etape 1 : Demander le CNEM
• Etape 2 : Courte conversation aved l'Ambassade
• Etape 3 : Se marier au Japon
• Etape 4 : Mise à jour de l'état civil
• Etape 5 : Transcription de l'acte de mariage
   

Généralités

Afin de pouvoir vous marier en tant que ressortissant belge au Japon, il vous est nécessaire de produire les documents suivants :

• Un certificat de non-empêchement au mariage, délivré par l'Ambassade de Belgique à Tokyo ;
• Un acte de naissance récent (datant de moins de 6 mois), pourvu d’une Apostille. L'acte de naissance n'est pas exigé par toutes les communes. Veuillez vérifier cette exigence auprès de votre commune japonaise locale.

Certaines communes japonaises requièrent des documents supplémentaires. L'Ambassade vous conseille de contacter la commune où la déclaration du mariage sera soumise, afin de vérifier quels documents supplémentaires sont demandés.

Attention. Il est fortement déconseillé de demander, lors de votre départ de la Belgique, une radiation (modèle 8) de votre commune en Belgique, avant l’obtention d’un permis de séjour japonais valide (pas de visa touristique ni un visa en vue de mariage) : si vous vous radiez de votre commune en Belgique avant l’obtention d’un permis de séjour valable au Japon, il ne vous sera pas possible de vous inscrire dans les registres consulaires de l'ambassade, ni d’obtenir d’office un certificat de ‘non-empêchement à mariage’.

Après l'obtention d'un permis de séjour valable au Japon, cependant, il est fortement recommandé de vous radier de votre commune en Belgique, et de vous inscrire dans les registres consulaires de l'Ambassade de Belgique à Tokyo.

Etape 1 : Demander un Certificat de Non-Empêchement à Mariage (CNEM) 

Pour l’introduction de la demande de délivrance d'un CNEM, il n’est pas requis de comparaître en personne. La demande doit être faite par écrit, et ensuite être soit remise en personne, soit envoyée par la poste,  soit encore jointe à un e-mail. La demande doit être claire et signée.

Si vous envoyez le document par courrier, veuillez également contacter l’Ambassade par e-mail. L’Ambassade ne vous contactera pas automatiquement lors de la réception des documents.

Vous trouverez ci-dessous, pour votre information, un bref résumé des documents nécessaires, conformément la loi du 06/02/2013 :
 

1. Formulaire de demande

Le formulaire (DOCX, 38.58 KB) doit être rempli en lettres majuscules claires, signé et daté. 
 

2. Une copie in extenso du Registre familial (koseki tohon) de votre fiancé(e) + une copie de son passeport.

Avec le nom et prénom en kanji et lisible. Si votre fiancé(e) n'a pas la nationalité japonaise, une copie du passeport suffit.
 

3. Enveloppe de retour pré-adressée

Veuillez ajouter un Letter Pack Plus pré-adressé, afin que les documents puissent vous être envoyés par courrier recommandé. Vous pouvez acheter le Letter Pack Plus dans votre bureau de poste local et dans certains conbinis. est de 6 mois maximum.
 

Etape 2 : Courte conversation avec l'Ambassade

Une fois que vous avez envoyé les documents à l'Ambassade, veuillez contacter l'Ambassade par mail pour planifier la prochaine étape de la procédure : vous serez invité à une courte conversation via Teams avec votre fiancé(e). Après cette conversation, un lien de paiement vous sera envoyé pour un paiement électronique. Une fois le paiement effectué, le certificat de non-empêchement au mariage vous sera en principe envoyé avec l'enveloppe de retour fournie. Le certificat sera rédigé dans la langue nationale de votre choix, avec une traduction en japonais jointe.

Etape 3 : Se marier au Japon

Après l’obtention du certificat de non-empêchement à mariage (CNEM), vous pourrez vous marier au Japon.

Etape 4 : Mise à jour de votre état civil au Registre national belge

Une fois que vous vous serez mariés au Japon, votre état civil devra être mis à jour dans le Registre National belge par l'Ambassade ou par la commune de votre lieu de résidence en Belgique*. Vous aurez besoin des documents suivants pour demander l'adaptation :

• Une copie conforme de votre acte de mariage : KONIN TODOKE KISAI JIKO SHOMEI (JPG, 30.72 KB) : à demander immédiatement auprès de l'hôtel de ville japonais où votre mariage a eu lieu. A noter : ne demandez pas de juri shomeisho car cette version abrégée ne suffit pas !
• Légalisation: chaque acte authentique (acte EC, jugement, etc…) délivré au Japon et destiné à être présenté en Belgique, requiert l’apposition d’une Apostille (voir la Convention de la Haye). Vous pouvez faire établir cette formalité auprès du Ministère japonais des Affaires étrangères (Gaimusho).
• Traduction dans l'une des langues officielles : une traduction de votre acte de mariage, établie par un traducteur assermenté par la Belgique. Une liste de traducteurs assermentés est disponible au Tribunal de première instance en Belgique. Prêtez une attention particulière à la traduction/conversion en romaji correcte des noms et les dates.
• Une declaration du lieu et la date de naissance de votre épouse.
• Un extrait du registre de famille japonais (koseki tohon) de votre époux/épouse avec mention du mariage + traduction libre en FR/NL
• Une copie du nouveau passeport japonais de votre époux/épouse avec mention du nouveau nom (au cas où votre époux/épouse changerait de nom suite au mariage)
• Un Letter Pack Plus pré-adressé, afin que les documents puissent vous être envoyés par courrier recommandé.

*Où envoyer les documents ?

Si vous êtes enregistré à l'ambassade de Belgique à Tokyo

Envoyez la traduction numérique par email et l’acte de mariage japonais original avec apostille par la poste à l’Ambassade, avec une version imprimée de la traduction, accompagné d’un Letter Pack Plus auto-adressé. Dès que l’Ambassade aura reçu et vérifié tous les documents originaux, votre état civil sera mis à jour dans le Registre national. Ensuite, les documents originaux vous seront renvoyés par courrier recommandé. Vous pourrez ensuite utiliser ces documents pour faire transcrire l’acte de mariage dans les registres de l’état civil (voir Étape 5 : Transcription du mariage).

Si vous êtes domicilié ou inscrit dans une commune belge

Envoyez une copie de tous les documents vers l'Ambassade. Vous pourrez ensuite remettre les documents originaux à la commune de votre domicile en Belgique. L’administration communale adaptera, au vu de vos documents, votre état civil au Registre National. 

Etape 5 : Transcription de l'acte de mariage en Belgique

Si vous êtes inscrit dans les registres consulaires de ce poste et vous avez marié au Japon, l’Ambassade vous conseille vivement de faire transcrire l’acte de mariage (notez: ceci est ni un enregistrement, ni un dépôt) dans les registres de l'état civil de votre commune en Belgique (ou, le cas échéant, par orde de préférence: votre dernier lieu de résidence en Belgique, le lieu de résidence de vos parents, votre ville natale en Belgique ou, en dernier recours, la ville de Bruxelles).

Dès que l'acte sera transcrit, il vous sera possible d’obtenir à tout moment des extraits et copies conformes de cet acte. Afin d’éviter tout problème à l'avenir, cette Ambassade vous encourage à transcrire votre acte de mariage dès que possible.

Avant d’effectuer ces formalités, nous vous conseillons de contacter votre commune afin de vérifier leurs conditions : certaines administrations exigent que vous veniez faire la demande de transcription vous-même lors d'un retour en Belgique, d’autres acceptent que les démarches pour la transcription soient faites par un membre de la famille qui vit en Belgique.

La durée de validité de l'acte de mariage avec Apostille et traduction pour une transcription