Inscription consulaire

Documents

Pour vous inscrire sur les registres consulaires, vous devez préparer les documents suivants pour chaque membre de la famille.
 

La procédure d'inscription est gratuite.
 

En détail

• Pourquoi s’inscrire aux registres consulaires ?
• Statut « inscrit »
• Statut « non-inscrit »
• Statut « temporairement absent »
• Radiation des registres consulaires
   

Pourquoi s’inscrire aux registres consulaires ?

L’inscription aux registres consulaires n’est pas obligatoire mais vous est vivement recommandée. Cette inscription vous assure en effet d’une assistance administrative maximale de l'Ambassade a Tokyo. L'iscription est gratuite. 

Une fois inscrit auprès de l'Ambassade à Tokyo, vous pourrez y obtenir une carte d’identité électronique, un passeport ou encore divers types d’attestations, des informations au sujet de l’état-civil et de la nationalité ou de toute autre question administrative du ressort des services consulaires. En tant que Belge inscrit à l’étranger, vous devez prendre part aux élections fédérales belges. Dans certaines circonstances exceptionnelles, une assistance limitée peut également vous être offerte en cas de nécessité.

lls nous permet de vous assurer une assistance administrative efficace à condition, bien sûr, que vous nous fassiez part de tout changement dans votre situation personnelle afin de maintenir votre dossier administratif à jour. Toute demande de modification ou d’ajout à votre dossier doit toujours être effectuée sur base de documents probants.

Les registres consulaires sont reliés au registre national en Belgique. L’accès à ces deux registres est confidentiel et vous avez toujours le droit de les consulter.

Statut « inscrit »

 
« L'inscription » est uniquement disponible lorsque vous êtes rayés des registres de la population de votre commune en Belgique :

• Tout Belge, inscrit dans les registres de la population d’une commune belge, qui transfère sa résidence habituelle à l’étranger pour une période prolongée, doit en faire la déclaration au plus tard la veille de son départ à sa commune de résidence et se faire radier dudit registre. Vous recevrez alors un certificat de radiation du registre de population appelé « modèle 8 ». Vous devrez ensuite contacter par écrit ou vous présenter sur rendez-vous à l’Ambassade dans les plus brefs délais. 

Comment s'inscrire ?

Choisissez l'une des méthodes ci-dessous :

• En ligne via e-Consul
• En personne à l'ambassade après avoir pris rendez-vous sur e-Appointment
• Par e-mail : tokyo.consular@diplobel.fed.be
  • ! max 8 Mo / mail, documents en format .pdf. Pas via un service de partage de fichiers (WeTransfer / Google Docs / OneDrive /…)

Pour vous inscrire sur les registres consulaires, vous devez préparer les documents ci-dessus.

Statut « non-inscrit »

Il est possible que vous souhaitiez rester inscrit dans les registres de la population de votre commune en Belgique. Dans ce cas, votre « non-inscription » sur les registres consulaires est fortement recommandée et gratuite. lls nous permet de vous assurer une assistance administrative efficace à condition, bien sûr, que vous nous fassiez part de tout changement dans votre situation personnelle afin de maintenir votre dossier administratif à jour. Toute demande de modification ou d’ajout à votre dossier doit toujours être effectuée sur base de documents probants.

Le statut « non-inscrit » (avec l’adresse dans la juridiction consulaire et en Belgique) est prévu pour les Belges qui désirent rester inscrits dans les registres de population d’une commune en Belgique. En tant que « non-inscrit », l’Ambassade vous informe, voire vous invite à des réceptions, ou vous aide en cas d’urgence mais aucune attestation, ni de passeport biométrique ou de carte eID vous seront délivrés.

Comment s'inscrire comme « non-inscrit »

Choisissez l'une des méthodes ci-dessous :

• En personne à l'ambassade après avoir pris rendez-vous sur e-Appointment
• Par e-mail : tokyo.consular@diplobel.fed.be
  • ! max 8 Mo / mail, documents en format .pdf. Pas via un service de partage de fichiers (wetransfer / Google Docs / OneDrive /…)

Pour vous inscrire sur les registres consulaires, vous devez préparer les documents ci-dessus.

Statut « temporairement absent »

Certaines catégories de personnes doivent ou peuvent rester inscrites en Belgique, même lorsqu’elles séjournent de longues périodes à l’étranger. Il s’agit de personnes « temporairement absentes ». Il s’agit pour la plupart d’étudiants qui restent domiciliés chez leurs parents, de certains employés du gouvernement tels que des militaires, des fonctionnaires expatriés, etc… Pour obtenir plus d’informations à ce sujet, vous pouvez vous adresser à votre commune. Dans ce cas, vous ne pouvez pas être inscrits aux registres consulaires. Il est cependant toujours utile de faire parvenir à l'Ambassade à Tokyo toute information pertinente (durée prévue du séjour, coordonnées au Japon et en Belgique, copie du passeport) au sujet de votre séjour temporaire dans sa juridiction.

Radiation des registres consulaires

Lorsque vous retournez définitivement en Belgique ou lorsque vous déménagez vers un autre pays, vous devez signaler par écrit votre départ à l'Ambassade à Tokyo. Les Belges de statut « inscrit » qui le souhaitent, peuvent obtenir une attestation d’inscription dans les registres consulaires mentionnant la date de départ.

Retour en Belgique : 

Lorsque vous retournez en Belgique et que vous vous inscrivez dans les registres de population de la commune - il s’agit d’une inscription obligatoire - vous serez automatiquement radié de nos registres consulaires. Vous trouverez d’autres informations utiles au sujet d’un retour en Belgique sur le site-portail fédéral.

Déménage dans un autre pays :

Si vous vous enregistrez auprès d’un poste diplomatique ou consulaire dans un autre pays, les registres consulaires seront également automatiquement mis à jour.

Voir également "Quelles procédures dois-je suivre lorsque je quitte le Japon ?" dans les FAQ.