Vous n’avez pas besoin d’un nouveau passeport dans l’immédiat mais souhaitez faire enregistrer vos empreintes digitales, votre photo et votre signature à l’avance. Ce pré-enregistrement est possible et est gratuit.
Le pré-enregistrement peut être fait
- à l'Ambassade à Tokyo
- lors d'une mission « flying consul » (voir ci-dessous)
- dans un poste diplomatique ou consulaire belge dans un autre pays (voir ci-dessous)
Vous recevrez un formulaire confirmant le pré-enregistrement de vos données biométriques. Ces données seront gardées pour une période maximum d’un an et seront ensuite automatiquement détruites. Vous devez donc introduire votre demande de passeport écrite à l'Ambassade à Tokyo endéans les12 mois. N’oubliez pas d’y joindre le formulaire confirmant le pré-enregistrement de vos données biométriques. Si vous avez égaré cette confirmation, veuillez contacter l'Ambassade par e-mail.
Option 1: L’enregistrement de vos données biométriques par l'Ambassade à Tokyo
Il se peut par exemple que vous veniez à Tokyo ou que vous passiez à proximité de l'ambassade mais que vous n'ayez pas encore besoin de renouveler votre passeport. Dans ce cas, vous pouvez prendre rendez-vous via e-Appoinment pour un pré-enregistrement de vos données biométriques.
Option 2: L’enregistrement de vos données biométriques par le “flying consul”
Pour les Belges qui n’habitent pas dans les environs de Tokyo, il n’est pas toujours évident de se rendre à l'Ambassade pour y faire enregistrer leur photo, empreintes digitales et signature. L’Ambassade organise de temps en temps des missions de « flying consul », notamment à Osaka (au moins une fois par an) et plus ponctuellement dans d’autres régions du Japon. Quand c’est le cas, les Belges des régions concernées sont contactés par les services de l’Ambassade. Seuls ceux qui répondent et qui reçoivent une confirmation de l’Ambassade pourront être reçus lors de ces missions de flying consul.
Option 3: L’enregistrement de vos données biométriques par un poste diplomatique ou consulaire dans un autre pays
Si vous vous trouvez temporairement dans un autre pays, vous pouvez également vous adresser à un autre poste consulaire belge. Consulez le site web du SPF Affaires étrangères pour obtenir les coordonnées des postes consulaires belges à l’étranger).
Veuillez contacter l'ambassade par email afin d'obtenir tous les documents nécessaires. Vous vous adressez ensuite à l’autre poste. Veillez à vérifier préalablement avec eux les détails pratiques pour le rendez-vous.
Attention ! Les postes belges consulaires à l’étranger ne peuvent pas vous assister si vous n’avez pas introduit préalablement votre demande auprès de l'Ambassade à Tokyo et si vous n’avez pas obtenu son accord.
