Ambassade en Consulaten van België in Japan

Huwelijk

Algemeen

Om als Belgisch onderdaan te kunnen huwen in Japan heeft u volgende documenten nodig.

  • Een attest van geen huwelijksbeletsel, afgeleverd door de Ambassade van België te Tokio
  • Een recente geboorteakte, voorzien van een apostille (De geboorteakte wordt niet door alle gemeenten opgevraagd. Gelieve deze vereiste bij uw plaatselijke Japanse gemeente na te gaan. )

Sommige Japanse gemeenten eisen nog bijkomende documenten. Daarom is het aangeraden om de gemeente waar de huwelijksaangifte zal worden ingediend te contacteren om te verifiëren welke (bijkomende) documenten noodzakelijk zijn.

Let op: Het wordt sterk afgeraden om, bij uw vertrek uit België, een uitschrijving (model 8) uit de bevolkingsregisters van uw gemeente aan te vragen, vooraleer u een geldige Japanse verblijfsvergunning (noch toeristenvisum, noch een visum met het oog op huwelijk) bekomen heeft. Indien u zich uitschrijft uit België voordat u een geldige verblijfsvergunning bekomt in Japan, kan u zich niet inschrijven in de consulaire registers van deze Ambassade. Het attest ‘geen huwelijksbeletsel’ kan dan niet ambtshalve afgegeven worden.

Na het bekomen van een geldige verblijfsvergunning in Japan, is het daarentegen wél sterk aangeraden u uit te schrijven uit de gemeente in België, en u in te schrijven bij de Belgische Ambassade te Tokio. 

Stap 1: Aanvraag van een Attest van Geen Huwelijksbeletsel (AGHB)

Voor het indienen van de aanvraag tot afgifte van een AGHB, hoeft u niet persoonlijk te verschijnen. De aanvraag dient schriftelijk te gebeuren, maar kan persoonlijk overhandigd worden, of verstuurd worden via de postdiensten of e-mail. De aanvraag moet duidelijk geschreven zijn en ondertekend zijn. Gelieve ook duidelijk aan te geven in welke officiële taal (Nederlands, Frans of Duits) u het AGHB wenst te ontvangen.

Hierbij vindt u, ter informatie, een korte samenvatting van de nodige documenten, conform aan de wet van 02/06/2013:

1. Aanvraagformulier

Het formulier moet volledig ingevuld worden in duidelijke blokletters, en ondertekend en gedateerd worden. 

2. Een afschrift van het familieregister (koseki tohon) van uw verloofde + kopie van zijn/haar paspoort

De naam en voornaam moet duidelijk in Kanji vermeld zijn en leesbaar zijn. Indien uw verloofde niet de Japanse nationaliteit heeft, is een kopie van het paspoort voldoende.

3. Consulaire onkosten

Raadpleeg de consulaire tarieven voor de consulaire onkosten, meer bepaald: "Niet afz. getarifeerde akte of PV". Het te betalen bedrag kan per genkin kakitome fuuto (registered mail - currency registration) verstuurd worden.  Deze envelop wordt gebruikt om geld te versturen en kan verkregen worden bij het lokale postkantoor. Opgelet: de Ambassade kan enkel exact geld in Japanse munt ontvangen. Zorg ervoor dat de naam van de Belgische partner en het woord "huwelijk" in grote letters op de envelop staan om verwarring te voorkomen.

4. Een zelfgeadresseerde retourenvelop

Voeg een aan uzelf geadresseerde retourenvelop toe. Dit moet een rode Letter Pack Plus (520 JPY) zijn, zodat de documenten aangetekend naar u kunnen worden verzonden. Een letter Pack Plus kan aangekocht worden bij het lokale postkantoor en sommige konbini

Stap 2: Kort gesprek met de Ambassade 

Nadat u de documenten heeft opgestuurd, neemt u per e-mail contact op met de ambassade om de volgende stap in de procedure te plannen: u wordt uitgenodigd om samen met uw verloofde naar de ambassade te komen voor een kort gesprek (alleen op afspraak), waarna het Attest van Geen Huwelijksbeletsel wordt overhandigd. Als dit bezoek moeilijk is omdat u  in Japan bent, maar ver van Tokio leeft, dan kan dit gesprek enkel plaatsvinden via Skype.

Opgelet!: Momenteel kan het korte gesprek enkel via plaatsvinden via Skype en niet persoonlijk.

Stap 3: Huwelijksaangifte indienen bij de Japanse gemeente 

Een u het Attest van Geen Huwelijksbeletsel heeft bekomen, is het mogelijk te huwen in Japan.

Stap 4: Registratie van het huwelijk - Aanpassing burgerlijke stand in het Rijksregister

Eens u gehuwd bent in Japan, moet uw burgerlijke stand aangepast worden in het Belgische Rijksregister door de Ambassade of door de gemeente van uw domicilie in België. Hiervoor heeft u de volgende documenten nodig:

  • Een afschrift van uw huwelijksakte: KONIN TODOKE KISAI JIKO SHOMEI -  Onmiddellijk aan te vragen bij het Japanse gemeentehuis waar uw huwelijk heeft plaatsgevonden. Let op: Geen juri shomeisho aanvragen. Deze korte versie is niet voldoende!
  • Voor elk document uitgegeven in Japan en bestemd voor België is een Apostille van de conventie van Den Haag noodzakelijk. U kunt deze bekomen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Gaimusho).
  • Een vertaling van uw huwelijksakte opgesteld door een beëdigd vertaler naar één van de officiële landstalen: Een lijst van beëdigde vertalers in België is beschikbaar bij de Rechtbank van Eerste Aanleg in België. U kan hier ook een lijst vinden. Controleer of de namen en data allemaal correct vertaald werden.
  • Een verklaring/document waarop de geboortedatum en plaats (stad, prefectuur) van uw partner wordt vermeld.
  • Een afschrift van het familieregister (koseki tohon) met vermelding van het huwelijk + vrije vertaling naar NL/FR
  • Een kopij van het paspoort van uw partner met vermelding van de nieuwe naam (enkel indien gekozen werd om de naam van de echtgenoot over te nemen)
  • Een zelfgeadresseerde retourenvelop.Dit moet een rode Letter Pack Plus (520 JPY) zijn, zodat de documenten aangetekend naar u kunnen worden verzonden

*Bestemming van de documenten:

Indien u ingeschreven bent in de Belgische Ambassade van Tokio

Dien eerst al uw originele documenten in op de Ambassade. Zodra de Ambassade al de originele documenten ontvangen en geverifieerd heeft al uw burgerlijke stand aangepast worden in het Rijksregister. Daarna worden de originele documenten u terug gegeven. (Indien gewenst kan u de documenten ook per post opzenden naar de Ambassade en deze laten terugzenden. In dit geval dient u ofwel 520 JPY in cash geld of een zelfgeadresseerde rode Letter Pack Plus (520 JPY) toe te voegen). U kan deze documenten vervolgens gebruiken om de huwelijksakte te laten overschrijven in de registers van burgerlijke stand (zie Stap 5: Overschrijving van het huwelijk ).

Indien u ingeschreven bent in een Belgische gemeente

Stuur eerst een kopie van al de documenten naar de Ambassade. Daarne overhandigt u de originele documenten aan de gemeente van uw domicilie in België. Zij zullen aan de hand van deze documenten uw burgerlijke stand aanpassen in het Rijksregister.

Stap 5: Overschrijving van de huwelijksakte in de registers van burgerlijke stand in België 

Bent u ingeschreven in de consulaire registers van deze post, en bent u gehuwd in Japan, dan is het belangrijk dat u de huwelijksakte laat overschrijven (opgelet: geen inschrijving of neerlegging) in de registers van de burgerlijke stand van uw laatste woonplaats in België of van de woonplaats van uw bloedverwanten in stijgende lijn dan wel in het register van uw geboorteplaats in België. Bij gebrek aan bovenstaande mogelijkheden, kan u uw huwelijksakte laten overschrijven bij de Stad Brussel.

Eens de akte overgeschreven is, zal u, steeds met gemak een uittreksel en uitgiften van deze akte kunnen bekomen waar nodig. Om eventuele problemen te vermijden in de toekomst, raden we u ten zeerste aan om zo snel mogelijk de huwelijksakte te laten overschrijven.

Voor de formaliteiten, raden we u aan eerst contact te nemen met de betrokken gemeente om hun voorwaarden na te kijken. Soms moet u persoonlijk de overschrijving aanvragen (tijdens een terugkeer naar België), soms kan het aangevraagd worden door een familielid die in België woont.

Voor een overschrijving is de geldigheidsduur van de huwelijksakte met apostille en vertaling hoogstens 6 maanden.